Visionbloggen

IT – i chefens tjänst? En rapport om chefers inflytande och digitala arbetsmiljö.

Hur ser egentligen chefens digitala arbetsmiljö ut? Vad har chefer för inflytande på IT-systemens utformning och planering av införandet av IT-systemen i verksamheten? Tycker cheferna att IT-systemen är ett användbart verksamhetsstöd och stödjer verksamhetsutvecklingen?

Det var några följdfrågor när det gäller chefers digitala arbetsmiljö som vi gärna ville ha svar på när vi fick resultatet från Visions tidigare undersökning ”IT i välfärdens tjänst.” I den rapporten framkom det att de medlemmar som hade haft inflytande över utvecklings- och inköpsprocessen av IT-system genomgående var mycket mer nöjd med systemens användbarhet i verksamheten. Det kan tyckas rimligt att chefer ändå borde ha mer inflytande än sina medarbetare över IT-systemens utformning, eftersom det ändå är dom som har till uppgift att leda och utveckla verksamheten. Det verkar logiskt.

I rapporten ”IT- i chefens tjänst?” får vi svar på frågorna. Eftersom enkätstudier på chefsgruppen i allmänhet genererar låga svarsfrekvenser runt 20 procent, beslöt vi oss till att begränsa urvalet till att endast gälla de största chefsgrupperna, mellanchefer och första linjens chefer, enbart inom kommun, landsting och regioner. Efter ett antal påminnelser hade även vi fått ihop en svarsfrekvens på 20 procent, 925 chefer som var representativa i termer av kön, ålder, verksamhetsområde och ansvar.

Svaren är både plus och minus. Nästan alla chefer tycker att IT-systemen underlättar deras arbete. Och det är ju tur, eftersom nästan 80 procent av dem jobbar med IT-systemen hela 60-100 procent av arbetsdagen. IT-supporten gör ett bra jobb och 86 procent är nöjd med den hjälp de får.

Trots att de allra flesta cheferna tycker att IT underlättar arbetet, så håller ändå inte 43 procent med om att IT-systemen minskar stress och strul i arbetet. När cheferna uppskattar hur mycket tid som går åt till IT-strul, landar genomsnittet på 30 minuter per dag.

Det är alltså två och en halv timme per vecka som strulas bort! Två och en halv timme som kunde ha används till att leda verksamheten och medarbetarna. Två och en halv timme per vecka till IT-strul för redan stressade chefer. Det är inte rimligt!

Orimligt är också att bara för de 925 mellanchefer och första linjens chefer som ingick i rapporten, motsvarar det 58 heltider, motsvarande 34,4 miljoner kronor. För Visions alla medlemmar i de båda chefskategorierna inom kommuner, landsting och regioner motsvarar det 480 heltider och drygt 287 miljoner kronor. Här finns det pengar och kvalitet att tjäna in genom förbättringsarbete!

Resultatet visade även att det inte bara är strul i form av sega system, saknade funktioner, ologisk design med mera som brister. Även chefernas möjlighet att kunna leda och utveckla verksamheten, begränsas delvis av IT-systemens uppbyggnad och struktur. I kommentarerna till påståendet att IT-systemen inte på ett onödigt sätt styr hur arbetsuppgifterna måste utföras, återkommer synpunkten att man får anpassa och organisera verksamheten efter IT-systemet. Resultatet visar att avgörande för hur chefen svarar på den frågan, beror på om chefen har haft inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system eller inte. Av de som hade inflytande tyckte 86 procent att IT-systemet inte påverkade negativt på hur arbetsuppgifterna måste utföras. Det är 25 procentenheter högre än de chefer som saknat inflytande. Chefer utan inflytande upplevde även 25 procentenheters högre IT relaterat stress och strul. Utan inflytande över utveckling och inköpsprocessen blir chefens digitala arbetsmiljö betydligt sämre och minskar dessutom användbarheten av IT-systemen i verksamheten.

Vilka är cheferna som har inflytande? Det visade sig knivskarpa skillnader i underlaget beroende på chef. I respektive chefsgrupp hade kvinnorna lägre inflytande än män med samma chefsroll. Dessutom var det tydligt att en chef, oavsett kön, som jobbade inom tekniska verksamheter, hade betydligt mer inflytande än cheferna inom social verksamhet. En av verksamheterna är traditionellt mansdominerad och den andra, med sämre inflytande, är kvinnodominerad. Den senare med arbetsmarkandens största ökningarna av stressrelaterade sjukskrivningar. Skillnader i arbetsmiljöns förutsättningar mellan de två olika verksamhetsområdena har även tidigare visat sig i Arbetsmiljöverkets tillsynsprojekt om kvinnors arbetsmiljö. Desto större anledning att göra någonting åt det.

Den skillnaden går igen både när det gäller inflytande vid utveckling eller inköp av IT, eller möjligheten att kunna involvera sina medarbetare så att även de får inflytande över utvecklingen av IT, eller när det gäller att som chef kunna planera införandet av nya IT-system. Det sistnämnda pekar på att det är rena luftlandsättningen av IT-system i fullt pågående verksamhet där man inte har en rimlig chans att förbereda personal eller planera för hur verksamhetsstörningar ska hanteras under införandet. Det är orimliga förutsättningar för chefen att kunna leda verksamheten! Och sämsta förutsättningarna återfinns för cheferna inom sociala området. Som ofta är kvinnor.

Påpekas bör att resultatet visar ingen skillnad mellan cheferna på hur man upplever interaktionen med IT-systemet, utan det är interaktionen med den egna organisationen som slår igenom i resultatet. Det är inflytandevägarna inom organisationen som ger skillnader mellan verksamheter och mellan chefsgrupper och män och kvinnor inom samma chefsgrupp. Det finns organisatoriska och sociala skillnader mellan tekniska verksamheter och sociala verksamheter. Dels genom att det är mycket mer personal inom sociala området, inte bara inom verksamheterna utan per chef. Dels är karaktären på verksamheterna en helt annan. Men det ska inte behöva ha betydelse för chefens förutsättningar, eftersom hur arbetet organiseras ska göras på ett ändamålsenligt sätt och anpassas till verksamhetens behov. Det handlar även Arbetsmiljöverkets nya föreskrift om, ”Organisatorisk och social arbetsmiljö” (AFS 2015:4) som träder i kraft sista mars 2016. Så det är hög tid för arbetsgivare som inte redan arbetar med att skapa likvärdiga förutsättningar för chefer och medarbetare, oberoende av i vilken verksamhet man jobbar, att sätta igång det arbetet.

Varför vänta med att sätta igång, varför inte börja med ett första steg mot en förbättring nu under europeiska arbetsmiljöveckan?

Här hittar du tips på en verktyg och metoder du kan använda för att få igång en förändring hos er: http://vision.se/Din-trygghet/Arbetsmiljo/Digital-arbetsmiljo/verktygslada/

Vision föreslår följande åtgärder:

Involvera cheferna från början till slut. Chefen ska ha ett reellt inflytande över utveckling och inköp av IT som påverkar verksamhetens upplägg. Vilken verksamhet eller vilket kön chefen har ska inte ha någon betydelse för graden av inflytande.

Öka högsta ledningens digitala kompetens. Det måste finnas kompetens i högsta ledning och hos beslutsfattare som förstår de processer i verksamheten som kräver digital hantering för att få en kostnadseffektiv och resurseffektiv verksamhet. Introduktion och utbildning i IT-systemen måste prioriteras.

Hitta tidstjuvarna med hjälp av IT-skyddsronder. Förbättringsrutiner och avtal med leverantörer ska finnas för att snabbt åtgärda brister i systemen. IT-skyddsronder är ett bra stöd för att ringa in behov och förslag till åtgärder från användarna.

Kort sagt, IT-strulet måste minska! En schyst digital arbetsmiljö tjänar alla på.

Vision föreslår följande åtgärder:

Involvera cheferna från början till slut. Chefen ska ha ett reellt inflytande över utveckling och inköp av IT som påverkar verksamhetens upplägg. Vilken verksamhet eller vilket kön chefen har ska inte ha någon betydelse för graden av inflytande.

Öka högsta ledningens digitala kompetens. Det måste finnas kompetens i högsta ledning och hos beslutsfattare som förstår de processer i verksamheten som kräver digital hantering för att få en kostnadseffektiv och resurseffektiv verksamhet. Introduktion och utbildning i IT-systemen måste prioriteras.

Hitta tidstjuvarna med hjälp av IT-skyddsronder. Förbättringsrutiner och avtal med leverantörer ska finnas för att snabbt åtgärda brister i systemen. IT-skyddsronder är ett bra stöd för att ringa in behov och förslag till åtgärder från användarna.

Kort sagt, IT-strulet måste minska! En schyst digital arbetsmiljö tjänar alla på.

 

Rapporten hittar du här: http://mb.cision.com/Public/1167/9849696/8a24cc01cb2459a6.pdf

Rekommendera artikeln till en vän: