Visionbloggen

Mindre IT-strul och stress kräver ökat inflytande för personalen

Många av Visions medlemmar jobbar i en digital miljö. De är beroende av ett fungerade IT-stöd som underlättar arbetet och inte skapar merarbete och stress. De flesta tycker att IT-systemen underlättar jobbet. För många är IT precis det stöd det ska vara, för en del andra är det inte alls så.

I Visions rapport om välfärdens digitala arbetsmiljö, ”IT i välfärdens tjänst!” har Visions medlemmar svarat på frågor om IT-systemen på deras arbetsplatser. (Rapporten http://mb.cision.com/Public/1167/9648026/92b099fc33b158f1.pdf )  Resultaten visar att fler än var tredje uppger att de saknar utbildning för att använda IT-systemen på ett effektivt sätt. Drygt 60 procent tycker att IT-systemen har minskat stressen i arbetet, men 40 procent delar inte alls den bilden. Deltagarna i undersökningen uppskattar sin genomsnittliga tidsförlust till följd av IT-strul till 26 minuter om dagen. På en månad blir det nästan 11 timmar som går till spillo. På en arbetsplats med 20 anställda motsvarar det drygt en tjänst till på arbetsplatsen. I lönekostnader – bara för de som deltagit i undersökningen och beräknat på en månadslön som är 27.500 kronor –handlar det om 30,5 miljoner kronor i förlust för arbetsgivaren på ett år. Det svindlar att tänka på vad det betyder om samma gäller alla anställda i alla landsting och kommuner. Det är galet mycket pengar som borde användas smartare.

Vad är det då som strular och skapar stressen? Det som kan förbättras är allt från IT-system som saknar basala funktioner som ångra och redigera inmatningar, spara (!!), backa, etc, till att systemet inte är användbart för verksamhetens behov. Samma IT-system kan dock hyllas som ett lyft för verksamheten någon annanstans där behoven och de övriga IT-system är andra. Så referenser är inte allt. Det visar istället på vikten av en behovsbeskrivning som gör att rätt system matchas för rätt ändamål. Då nås en bättre användbarhet av systemet och personalen upplever att det är ett ändamålsenligt och meningsfullt arbetsverktyg. Det kan låta självklart, men den tid det kräver från verksamheten tidigt i processen prioriteras alltför sällan.

Rapporten visar att när personal har inflytande över och kan påverka IT-systemens utveckling och utformning, så leder det till mindre stress, strul och osäkerhet. Det ger också en direkt positiv effekt på verksamheten genom en ökad kvalitetet, effektivitet och säkerhet. Slutsatsen är enkel: Alla tjänar på att jobba med en schyst digital arbetsmiljö.

Ett sätt att komma åt tidstjuvarna i IT-systemen är att kartlägga medarbetarnas digitala arbetsmiljö och få fram vilka IT-system som har största förbättringspotentialen och därefter följa upp de systemen med IT-skyddsronder. Tips på hur ni kan genomföra en IT-skyddsrond hittar ni här.  http://vision.se/Din-trygghet/Arbetsmiljo/Digital-arbetsmiljo/IT-skyddsrond/

Det gläder mig oerhört att flera kommuner har hört av sig senaste veckan för att få ta del av Visions enkätfrågor som underlag till att göra egna kartläggningar bland personalen. Jag hoppas att vi snart nog kommer få se flera vägledande exempel på ett bra förbättringsarbete hos dessa arbetsgivare.

Rekommendera artikeln till en vän: