Visionbloggen

IT-skyddsronder och skyddsombudens betydelse för verksamhetsutveckling

Det händer mycket inom både arbetsmiljö- och digitaliseringsområdet just nu, och det är bra eftersom behovet av ett mänskligare arbetsliv är stort. Sjukskrivningarna måste minska för kostnaderna för bristande arbetsmiljö är höga och betalas nu av såväl samhället, arbetsgivarna och framförallt den enskilde som betalar notan både ekonomiskt, hälsomässigt och socialt. Det är så mycket smartare att investera i förebyggande arbetsmiljö för att bryta sjukskrivningstrenden och istället skapa ett mänskligare arbetsliv där alla ska få plats och kunna bidra med sin kompetens. För alla behövs verkligen. Välfärdssektorn växer och medborgarnas behov av välfärdstjänster växer ännu mer.

Välfärdens verksamheter står idag med ena foten i en framtid då det behövs många fler kompetenser och perspektiv utifrån olika mångfaldsgrunder för att kunna möta upp invånarnas behov och de ökande tillgänglighetskraven. Det gör att vi behöver arbeta med att den sociala arbetsmiljön är välkomnande för alla. Välfärdens verksamheter kommer inte ha tillräckligt med personal för klara av framtidens behov, om inte en del av dagens digitaliserade arbetsuppgifter utvecklas så att användbarheten blir bättre, och en del rutinartade arbetsuppgifter kan även automatiseras, så medarbetarnas kompetens får användas till att lösa mer komplexa problem. Visions medlemmar signalerar i medlemsundersökningar att de har arbetsuppgifter som de anser är onödiga men tvingande att göra, och att en del arbetsuppgifter borde någon annan profession med bättre kompetens för det göra. Samtidigt hinns det knappt med de arbetsuppgifter som är en del av kärnan i yrket och utbildningsbakgrunden. Arbetet är alltså stressigt samtidigt som en del arbetsuppgifter inte känns meningsfulla. Inte konstigt om effekten blir tappade sugar och stressrelaterade sjukskrivningar.

Att trenden måste vända och att tillskapandet av friskare arbetsplatser måste prioriteras är centrala parter rörande överrens om. Men för att det verkligen ska hända på arbetsplatsen, behöver även lokala politiker, dvs ansvarig arbetsgivare, prioritera frågan på dagordningen och tillsätta resurser till chefer som har delegerats arbetsmiljöuppgifterna. De ska även ombesörjas att chefer och skyddsombud får arbetsmiljöutbildning så de kan samarbeta och samverka på ett bra sätt med respekt för varandras olika roller och uppdrag. När arbetstagaren och chefen stöttar skyddsombudets roll som arbetstagarnas företrädare i arbetsmiljöfrågor, då får även skyddsombudet möjligheten att fylla sin potential i arbetsmiljöarbetet, att kunna samordna och formulera arbetstagarnas behov och vara en målvakt i att arbetstagarnas kompetenser tas tillvara i verksamhetsutvecklingen, men även att värna arbetstagarnas möjligheter till direkt inflytande och dialog om sin arbetsmiljö.

Idag, med bakgrund av digitaliseringen och automatiseringen av en del av tjänstemännens arbetsuppgifter, blir det allt tydligare att skyddsombudens uppdrag omfattar den digitala arbetsmiljön. Våra viktigaste arbetsverktyg har kommit att bli IT-systemen och andra digitala lösningar, och det är idag en del av den vanliga verksamhetsutvecklingen, men ändå betraktas det ofta som ett digitalt utvecklingsprojekt i en sidovagn utanför ordinarie systematiska arbetsmiljöarbete i skyddskommittéer och samverkansgrupper. Den digitala verksamhetsutvecklingen påverkar arbetstagarna såväl organisatoriskt som kognitivt i hur pass användbart vi upplever våra arbetsverktyg. Stödjer eller stör dom arbetet?

Den frågan har Vision ställt till medlemmarna och det visade sig att för Visions medlemmar i genomsnitt gick det åt 26 min per dag till strul, för första och andra linjens chefer inom kommunerna gick det åt 30 min per dag. Samtidigt vittnas det om en uppgivenhet att ens behov av förbättrade mer användbara system inte lyssnas till, eller att det inte finns någon koppling mellan verksamheten och den digitala verksamhetsutvecklingen som tycks komma i form av luftlandsatta IT system från ingenstans. Så här ska det såklart inte behöva vara! Det går ju faktiskt göra någonting åt detta. Ofta saknas återrapporteringsrutiner för förbättringsbehov så goda förbättringsidéer stannar vid användarnas tangentbord istället för att nå fram till de som kan säga vad som krävs för att kunna genomföra förbättringen som skulle minska stress och strul i vardagen och ge en bättre verksamhet. Vision trycker på vikten av ökad kompetens och att digitaliseringsprojekt etc måste betraktas som all annan verksamhetsutveckling och bli en del av det ordinarie arbetsmiljöarbetet på samma sätt som fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö. Det hänger onekligen samman. Arbetsmiljökompetenta inom verksamheterna behöver lära sig mer om digitalisering och människa-maskininteraktion och digitaliseringsutvecklare inom organisationerna behöver få ta mer del av arbetsmiljöeffekterna av digitala lösningar. Ett sätt att nå dit är att genomföra IT-skyddsronder som inkluderar arbetstagarna och såväl chef, skyddsombud men även IT kompetenserna inom organisationen och kanske även leverantörer. Då kan spännande saker hända!

Hur vet vi det? Jo, i våras svarade 12 procent av 2200 skyddsombud inom Vision att det hade genomförts IT-skyddsrond på arbetsplatsen under tiden de varit skyddsombud. Hos ytterligare 4,5 procent planerades det genomföras en IT-skyddsrond. Så hos drygt 15 procent pågår arbete med IT-skyddsronder. På 43 procent av de arbetsplatserna involverades alla medarbetare i IT-skyddsronden och på 47 procent endast ett urval av personalen. 56 procent av IT-skyddsronderna hade följts upp och av dessa hade hela 77 procent lett till direkta förbättringar eller förbättringsbehov som lagts som underlag till kommande beställning. Endast fem procent sa att det inte lett till något och resten visste inte. Att utveckla den digitala arbetsmiljön och verksamheten så att medarbetarnas kompetens tas tillvara på ett smart sätt bidrar till högre användbarhet hos de digitala lösningarna, mindre stress och strul, och ett digitalt verksamhetsstöd som gör gott både för anställda och invånare. I det arbetet är det guld värt för både medarbetare, chefer IT utvecklare och arbetsgivare att ha skyddsombud att samarbeta med i ett tidigt läge och som löpande kan fånga upp sina kollegors behov och hjälpa till att lyfta in den digitala verksamhetsutvecklingen som en del i dagens arbetsmiljöarbete för ett mänskligare, och friskare, arbetsliv.

Det här behovet är såklart inte begränsat till enbart välfärdens verksamheter utan problematiken är densamma på hela arbetsmarknaden. Det visar inte minst Unionens rapport ”Tjänstemännens IT-miljö 2016” som släppts i veckan, där det framgår att drygt 40 min/dag går åt till IT-strul och att utvecklingen går för sakta. https://www.unionen.se/sites/default/files/tjanstemannens_it-miljo_2017_webb.pdf

Den återkommande frågan är inte ”vad är problemet?”, utan ”HUR ska vi lösa problemet?” Nu har vi verktyget vi tillsammans kan använda på hela arbetsmarknaden för att vända trenden. Använd IT skyddsronder för att hitta förbättringarna, öka organisationens digitala kompetens, skapa komminikationsrutiner inom organisationen så IT kompetens och arbetsmiljökompetensen möts och får ett fruktbart utbyte i verksamhetsutvecklingen.

Om ni är intresserade att få en bättre digital arbetsmiljö på er arbetsplats rekommenderar jag att ni, tillsammans med chef och skyddsombud, tittar närmare på hur ni skulle kunna göra en IT-skyddsrond. Information hittar ni på vision.se https://vision.se/Din-trygghet/Arbetsmiljo/Digital-arbetsmiljo/IT-skyddsrond/
Eller på prevent.se som tagit fram ett stödverktyg för IT-skyddsronder och inköp av IT samt Suntarbetsliv.se

Rekommendera artikeln till en vän: